Archivage et Gestion du Courrier

Présentation

Archivage et gestion du courrier

Une bonne gestion des documents permet de retrouver rapidement l’information, de suivre les correspondances et de préserver la mémoire d’une organisation.

Cette formation vous apporte les méthodes et les outils pratiques pour organiser les archives physiques et numériques et assurer le traitement du courrier, depuis sa réception ou sa création jusqu’à son classement et sa conservation.

Objectifs pédagogiques

À l’issue de la formation, vous serez capable de :

- Organiser la réception, l’enregistrement et la distribution du courrier entrant, sortant et interne.
- Assurer le suivi des correspondances, des délais de réponse et des transmissions.
- Élaborer un plan de classement adapté à votre organisation.
- Constituer, référencer et archiver des dossiers physiques et numériques.
- Appliquer les principes de conservation, de confidentialité et de contrôle des accès.
- Préparer la numérisation des documents et faciliter leur recherche.

Programme

1. Principes fondamentaux de la gestion documentaire et du cycle de vie des documents.
2. Traitement et suivi du courrier entrant, sortant et interne.
3. Classement, codification et organisation des dossiers.
4. Gestion des archives courantes, intermédiaires et définitives.
5. Numérisation, nommage des fichiers et organisation des archives électroniques.
6. Sécurisation, traçabilité, sauvegarde et accès aux documents.
7. Exercices pratiques : registre du courrier, plan de classement et recherche de dossiers.

**Public cible**

Agents des bureaux du courrier, secrétaires, assistants administratifs, archivistes, documentalistes, responsables administratifs et toute personne chargée de gérer les documents d’une organisation.

Prérequis

Aucune connaissance préalable en archivistique n’est nécessaire. Une maîtrise de base de l’ordinateur est souhaitable pour les exercices numériques.

Approche pédagogique

La formation associe des explications accessibles, des démonstrations et des mises en situation inspirées du fonctionnement des administrations, entreprises et associations.

Objectifs

À l’issue de cette séance d’initiation de 60 minutes, les participants seront capables d’identifier les principales étapes du traitement du courrier et les bonnes pratiques de classement, de conservation et de confidentialité des documents physiques et numériques. Ces bases les prépareront à une séance pratique dédiée à l’utilisation de CourriArch.

Programme

**Initiation à l’archivage et à la gestion du courrier**

**Durée : 60 minutes**

**Objectif**
Comprendre les principes essentiels de la gestion du courrier et de l’archivage afin de mieux organiser les documents, suivre leur traitement et faciliter leur recherche.

**1. Introduction et enjeux — 5 minutes**
- Importance de la gestion documentaire.
- Différence entre courrier, document, dossier et archives.

**2. Gestion du courrier — 15 minutes**
- Courrier entrant, sortant et interne.
- Réception, enregistrement et référencement.
- Transmission aux services concernés.
- Suivi des réponses et des délais.

**3. Classement et archivage — 15 minutes**
- Cycle de vie des documents.
- Principes d’un plan de classement simple.
- Constitution et identification des dossiers.
- Conservation et recherche des documents.

**4. Documents numériques et confidentialité — 10 minutes**
- Règles de nommage des fichiers.
- Organisation des dossiers numériques.
- Notions de numérisation et de sauvegarde.
- Protection des documents et droits d’accès.

**5. Cas pratique guidé — 10 minutes**
- Suivre un courrier depuis sa réception jusqu’à son classement.
- Présenter un exemple de registre de suivi et de classement du dossier correspondant.

**6. Questions et synthèse — 5 minutes**
- Réponses aux questions des participants.
- Rappel des bonnes pratiques à appliquer.

**Prolongement**
Une séance distincte sera consacrée à la mise en pratique dans **CourriArch.net** : enregistrement du courrier, affectation, suivi du traitement, classement et recherche des documents.

Public concerné

Agents des bureaux du courrier, secrétaires, assistants administratifs, archivistes débutants et toute personne chargée du traitement du courrier ou du classement des documents dans les administrations publiques, entreprises, associations et ONG.

Prérequis

Aucune connaissance préalable en archivistique n’est nécessaire. Pour suivre la formation en ligne, disposer d’un ordinateur, d’une tablette ou d’un smartphone avec une connexion Internet et savoir rejoindre une visioconférence.

Conditions d’annulation

Toute demande d’annulation doit être adressée à ADS Learning avant le début de la formation.

- **Au moins 48 heures avant la séance :** remboursement intégral du montant payé.
- **Moins de 48 heures avant la séance :** report sans frais sur une prochaine session équivalente, sous réserve de disponibilité.
- **Absence sans notification préalable :** aucun remboursement.
- **Annulation par ADS Learning ou le formateur :** remboursement intégral ou report, au choix du participant.

Ces conditions s’appliquent sous réserve des dispositions légales en vigueur. Les modalités et délais de remboursement seront communiqués lors du traitement de la demande.